Membangun Citra Perpustakaan Umum

 

Citra adalah sesuatu yang tampak atau terasa karena memang ada. Karena itu sangat beralasan jika orang mencoba membuat citra dirinya sedemikian rupa sehingga memberi keuntungan kepada dirinya. Pada batas-batas tertentu, memang ini diluar kemampuannya, tetapi sangat mungkin untuk membentuk suatu citra khusus yang akan melekat pada seseorang atau organisasi. Yang diharapkan tentunya citra tersebut akan memberi keuntungan kepada orang atau organisasi dalam jangka panjang. Dengan membangun citra yang baik (image building), perpustakaan akan banyak mengalami perubahan dalam arti perbaikan perhatian yang akan dirasakan dimasa yang akan datang.

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (2005:216) Citra adalah gambaran yg dimiliki orang banyak mengenai pribadi, perusahaan, organisasi, atau produk. Yang dimaksud dengan pencitraan disini adalah merubah pandangan masyarakat terhadap keberadaan perpustakaan umum melalui layanan berbasi teknologi informasi.

Menurut Rosady Ruslan (2007: 75), pencitraaan itu bersifat abstrak dan tidak dapat diukur secara sistematis, tetapi wujudnya bisa dirasakan dari hasil penilaian baik atau buruk, seperti penerimaan dan tanggapan baik positif maupun negative yang khususnya datang dari publik dan masyarakat luas pada umumnya. Penilaian masyarakat tersebut dapat berkaitan dengan timbulnya rasa hormat, kesan-kesan yang baik dan menguntungkan bagi pustakawan dalam mengubah pandangan masyarakat terhadap citra perpustakaan.

Layanan Perpustakaan

Saat ini masyarakat pengguna perpustakaan menghendaki perpustakaan menjadi right information, right user dan right now. Artinya perpustakaan dituntut untuk memberikan layanan informasi yang tepat, pada pengguna yang tepat dan waktu yang cepat. Hal ini dapat terlaksana dengan baik apabila perpustakaan dapat menghadirkan dan memanfaatkan perkembangan teknologi informasi dalam pengelolaan perpustakaan.

Menurut Rahman dan Komalasari (2011:4.3) layanan perpstakaan didefinisikan sebagai aktivitas perpustakaan dalam memberikan jasa layanan kepada pengguna perpustakaan, khususnya kepada anggota perpustakaannya. Macam-macam layanan pemustaka yang berbasis teknologi informasi yang bisa dilakukan diperpustakaan umum antara lain, layanan sirkulasi, layanan referensi, layanan penelusuran informasi, layanan penyebaran informasi dan layanan journal online.

Teknologi Informasi

Penyusunnya adalah teknologi dan informasi. Secara mudahnya TI adalah hasil rekayasa manusia terhadap proses penyampaian informasi dari pengirim ke penerima sehingga pengiriman informasi akan lebih cepat, lebih luas sebarannya, dan lebih lama penyimpanannya. Pengertian lain dari TI adalah pemanfaatan hardware dan software yang digunakan untuk penyimpanan (store), penemuan kembali (retrieve), dan memanfaatkan (use) informasi.(Wikipedia).

Teknnologi Informasi telah berkembang dengan sangat pesat sehingga sudah merupakan gejala Dunia. Teknologi itu sudah menjadi bagian kebudayaan Indonesia sejak berkembangnya sistem komunikasi satelit domestik.

Penerapan TI di perpustakaan bersamaan dengan perkembangan budaya manusia itu sendiri. Perkembangan tersebut dapat dilihat dari tahapan evolusi format dokumen yang menjadi koleksi perpustakaan, antara lain dimulai dari bahan cetak (paper material), microfilm, CDROM/DVD, Komputer, Internet, Wireless, sampai format web. Perkembangan ini menjadikan “Great Technology Great Library”.

Penerapan TI di perpustakaan dapat difungsikan dalam berbagai bentuk, antara lain:

a.       Sebagai Sistem Manajemen Perpustakaan Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem manajemen perpustakaan adalah pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi, keanggotaan, statistik dan lain sebagainya. Fungsi ini sering diistilahkan sebagai bentuk Automasi Perpustakaan.

b.       Sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan, dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital. Bentuk penerapan TI ini sering dikenal dengan Perpustakaan digital (digital library).

      Membangun Citra Perpustakaan Umum Melalui Layanan Berbasis Teknologi Informasi

Citra yang negatif dapat memperlemah serta merusak strategi yang telah dibangun secara efektif. Sedangkan citra yang positif bisa didapatkan dengan mengkomunikasikan keunikan dan kualitas terbaik yang dimiliki perpustakaan itu kepada pemakainya. Perpustakaan merupakan salah satu sarana pembelajaran yang dapat menjadi sebuah kekuatan untuk mencerdaskan bangsa. Perpustakaan mempunyai peranan penting sebagai jembatan menuju penguasaan ilmu pengetahuan. Perpustakaan memberi kontribusi penting bagi terbukanya informasi tentang ilmu pengetahuan. Sedangkan perpustakaan perguruan tinggi merupakan jantung bagi kehidupan sivitas akademika, karena dengan adanya perpustakaan dapat diperoleh data maupun informasi yang dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan dan perencanaan serta dapat menyegarkan dan mengembangkan ilmu pengetahuan.

Citra perpustakaan dapat dikatakan sebagai suatu pandangan yang diberikan masyarakat tentang sebuah institusi perpustakaan. Citra positif perpustakaan dapat diciptakan dengan memberi kesan positif kepada mayarakat dengan cara menampilkan keprofesionalan kerja seorang pustakawan dalam melayanai pemustaka. Karena dengan sikap profesional segala sesuatu akan menghasilkan keluaran yang membanggakan. Perpustakaan sebagai salah satu pusat informasi haruslah menerapkan profesionalisme informasi (PI) yang menurut Special Library Association (SLA) bahwa Profesionalisme Informasi adalah orang yang menggunakan infromasi dalam melaksanakan tugasnya mencapai tujuan organisasi tempatnya bekerja (Sudarsono, 2007).

Perpustakaan merupakan salah satu sarana pembelajaran yang dapat menjadi sebuah kekuatan untuk mencerdaskan bangsa. Perpustakaan mempunyai peranan penting sebagai jembatan menuju penguasaan ilmu pengetahuan yang sekaligus menjadi tempat rekreasi yang menyenangkan, menyegarkan, dan mengasyikkan. Oleh karena itu citra perpustakaan perlu dibangun agar dapat berkembang dengan baik pada era globalisasi ini. Dengan membangun citra perpustakaan yang positif, keberadaan perpustakaanakan membawa dan mengembangkan citra institusinya, baik di dalam maupun di luar lembaga induknya.

Dalam mengembangkan citra, perpustakaan berusaha meningkatkan layanannya yang sesuai dengan sistem manajemen mutu (Quality Management System). Strategi yang ditawarkan untuk mengembangkan citra perpustakaan khususnya perpustakaan umum di Indonesia melalui 3 (tiga) pilar citra utama yaitu pertama membangun citra perpustakaan (building image), kedua meningkatkan citra pustakawan (librarian image), dan ketiga mengembangkan perpustakaan yang berbasis pada teknologi informasi dan komunikasi atau information and communication technology (ICT based).

Perpustakaan dapat dikatakan memiliki layanan istimewa apabila memiliki tingkat keunggulan dalam pelayanan atau memiliki kualitas pelayanan (service quality). Kualitas pelayanan menurut Wyckof (dalam Tjiptono, 2000: 59) adalah tingkat keunggulan dalam memenuhi keinginan pelanggan. Jika pelayanan yang diterima atau dirasakan (perceived service) tidak sesuai dengan yang diharapkan, maka kualitas layanan dipersepsikan buruk. Dengan demikian baik tidaknya kualitas layanan tergantung pada kemampuan penyedia jasa (pelayanan) dalam memenuhi harapan pengguna secara konsisten.

Penerapan teknologi informasi (TI) di perpustakaan umum merupakan wujud dari sistem layanan. Perubahan ini mendorong perpustakaan untuk melakukan modernisasi pelayanan dan menerapkan TI dalam kesehariannya (Supriyanto, 2008:18). Oleh karena itu, maka perpustakaan umum mengubah hal tersebut dengan menggunakan layanan perpustakaan yang berbasis teknologi Informasi. Selain memudahkan proses kegiatan rutinitas di Perpustakaan Umum, hal ini juga berfungsi untuk mengangkat derajat Perpustakaan Umum di mata masrarakat.

Berikut ini layanan-layanan yang berbasis teknologi yang ada di perpustakaan yang behubungan langsung dengan pengguna perpustakaan menurut Hidayah (2009:8):

1.      Layanan Sirkulasi

Layanan sirkulasi di pepustakaan umum merupakan salah satu kegiatan yang berkaitan dengan pengguna perpustakaan. Layanan inilah yang sebenarnya merupakan denyut dari semua perpustakaan, termasuk perpustakaan umum. Karena pelayanan sirkulasi merupakan jasa layanan yang secara langsung bisa dirasakan oleh pengguna perpustakaan (Darmono, 2004:143).

Pelayanan sirkulasi berbasis TI dalam bidang ini meluputi banyak hal, diantaranya adalah layanan peminjaman dan pengembalian, statistik pengguna, administrasi kenaggotaan, dan lain-lain. Selain itu dapat juga dilakukan silang layang antar perpustakaan yang bekerjasama. Dengan adanya layanan sirkulasi seperti ini, pengguna perpustakaan sudah bisa meminjam dan mengembalikan buku secara mandiri tanpa harus ada bantuan pustakawan.

2.      Layanan Referensi

Rahayuningsih (2007:103)mengatakan bahawa melalui layanan referensi, pengguna perpustakaan umum akan memperoleh informasi melalui bahan-bahan referensi yang ada di Perpustakaan. petugas layanan referensi tidak hanya menyediakan bahan-bahan referensi di perpustakaan saja, tetapi juga harus memberikan jasa rujukan maupun pengarahan agar pengguna menemukan informasi yang dibutuhkan.

Penerapan TI dalam layanan referensi dan hasil-hasil penelitian dapat dilihat dari tersedianya akses untuk menelusuri sumber-sumber referensi elektronik/digital dan bahan pustaka lainnya melalui kamus elektronik, direktori elektronik, peta elektronik, hasil penelitian dalam bentuk digital dan lain-lain.

3.      Layanan Jurnal Online

Penggunaan layanan journal, majalah berkala akan sangat membantu apabila perpustakaan mampu menyediakan menyediakan akses ke dalam jurnal-jurnal elektronik yang sekarang sangat marak dengan nama e-jurnal. Bahkan silang layan dan penelusuran informasi pun bisa dimanfaatkan oleh pengguna dengan memanfaatkan teknlogi informasi yang ada seperti internet. Fasilitas ini diberikan agar seluruh sivitas akademika dapat melakukan proses belajar mengajar dan penelitian dengan lebih mudah dengan adanya bahan referensi dari beberapa jurnal online.

4.      Layanan Internet

Internet saat ini menjadi bintang dalam Teknologi Informasi. Mau tidak mau perpustakaan pun harus dapat memberi layanan lewat media ini. Melalui media ini perpustakaan memberikan informasi dan layanan kepada penggunanya. Selain itu, perpustakaan juga dapat menyediakan akses internet baik menggunakan comupter station maupun wifi yang dapat digunakan pengguna sebagau bagian dari layanan yang diberikan oleh perpustakaan. pustakawan dan perpustakaan menyediakan fasilitas web conferencing untuk memberikan layanan secara online kepada pengguna perpustakaan. Web conferencing ini dapat juga dimanfaatkan oleh bagian pelayanan informasi dan referensi. Sekarang banyak pengguna menggunakan internet sebagai sarana untuk mencari informasi yang dibutuhkan. Ketersediaan internet gratis di perpustakaan umum akan meningkatkan minat pengguna untuk terus menggunakan perpustakaan sebagai tempat pencarian informasi yang murah dan terjangkau.

5.      Layanan Penelusuran Informasi

Layanan penelusuran informasi di Perpustakaan disebut juga layanan Online Public Access Catalog (OPAC). layanan Opac merupakan bagian terpenting dalam sebuah perpustakaan, untuk itu perpustakaan perlu menyediakan akses yang lebih luas baik melalui jaringan lokan maupun jaringan internet. Opac merupakan sistem katalog yang bisa diakses secara umum, dan dapat dimanfaatkan pemustaka untuk menelusuri pangkalan data katalog, untuk memastikan apakan perpustakaan menyimpan karya yang dicari, mendapatkan lokasi karya tesebut dan pemustaka mengetahui apakah karya tersebut sudah dipinjam atau masih tersedia. 

Dalam menyelenggarakan layanan penelusuran informasi berbasis teknologi informasi, perpustakaan umum harus mempunyai katalog yang lengkap. Selain itu, perpustakaan umum harus memiliki terbitan seperti bibliografi, indeks dan majalah abstrak sebagai alat penelusuran informasi/literatur.

6.      Layanan Keamanan

Teknologi Informasi di Perpustakaan Umum juga bisa digunakan sebagai alat untuk memberikan kenyamanan dan keamanan dalam perpustakaan. melalui fasilitas gate keeper, seciruty gate, CCTV dan lain sebagainya. Dengan ini Perpustakaan dapat meningkatkan keamanan perpustakaan dan pengguna dari tangan-tangan jail. Implementasi TI dalam layanan perpustakaan dari waktu ke waktu akan terus berkembang baik itu untuk keperluan perpustakaan maupun penyediaan media/bahan pustaka berbasis teknlogi informasi.

Dengan adanya layanan keamanan, pengguna juga akan merasa aman untuk ke perpustakaan dan tidak merasa cemas terhadap kehilangan benda milik pribadi, misalnya kenyamanan motor dan barang bawaan lainnya terjamin, sehingga pengguna bisa fokus dalam belajar mengajar serta proses pencarian informasi lainnya.

KESIMPULAN

Pembentukan citra berupa peningkatan mutu layanan serta keramah-tamahan dari pustakawan serta layanan yang tepat, cepat dan mudah serta menyenangkan adalah cara pembentukan citra positif yang paling tepat. Pada akhirnya kesan yang baik itu akan meningkatkan apresiasi orang terhadap perpustakaan. Jika apresiasi sudah meningkat diharapkan semakin banyak orang yang akan datang untuk memanfaatkan perpustakaan. Akhirnya semua ini berarti berdampak promosi bagi perpustakaan.   

Profesi sebagai pustakawan harus aktif dalam membangun dan mengembangkan perpustakaan dalam rangka penyelenggaraan perpustakaan yang berorientasi pada kepuasan pemakai informasi serta pencitraan perpustakaan itu sendiri. Dengan adanya layanan-layanan yang berbasis teknologi informasi, pengguna perpustakaan sangat terbantu dalam memperoleh informasi secara cepat, tepat dan sesuai dengan apa yang mereka butuhkan.

Berkaitan dengan penerapan layanan perpustakaan yang berbasis teknologi informasi, pustakawan dituntut mampu bersaing dalam pengelolaan informasi, karena penggunaan teknologi informasi dalam layanan perpustakaan ini memang sudah merupakan kebutuhan yang tidak bisa dihindarkan lagi. Sehingga perpustakaan perlu melakukan kajian prioritas kebutuhan teknologi informasi untuk perpustakaannya.