SISTEM PENGELOLAAN ARSIP

SISTEM PENGELOLAAN ARSIP 

 

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.(UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).

Arsip yang dibuat dan diterima oleh institusi, badan atau lembaga perlu dikelola di dalam suatu sistem kearsipan yang baik dan benar. Mengingat bahwa kegiatan dan tujuan organisasi selalu berkembang selaras dengan tuntuan jaman dan keadaan, maka demikian juga dengan jumlah arsip/volume arsip yang dihasilkan dan diterima oleh organisasi ini.

Arsip adalah unsur terpenting dalam sebuah siklus organisasi privat maupun publik. Hal ini mengingat arsip mencakup jangkauan informasi, antara lain rekam sejarah berdirinya suatu organisasi, aktifitas atau kegiatan yang telah dilaksanakan oleh organisasi, ataupun kegiatan-kegiatan yang sedang berjalan. Mengingat arti penting tersebut, arsip seringkali dijadikan sebagai pusat ingatan, rekam jejak informasi sekaligus pusat sejarah organisasi. Fungsi arsip dalam organisasi, adalah dijadikan salah satu penyedia bahan pertimbangan dalam penetapan kebijakan, baik sifatnya evaluasi maupun proyeksi dari organisasi bersangkutan (Fadli, 2011 :3).

Menurut Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009, fungsi arsip dibedakan atas dua:

a. Arsip Dinamis

Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip dinamis berdasarkan kepentingan penggunaannya dapat dibedakan menjadi dua yaitu ; arsip dinamis aktif dan dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Arsip dinamis inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

b. Arsip Statis

Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi di dalam fungsi-fungsi manajemen, tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian. Arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan (continuing value).

1.      Sistem Pengelolaan Arsip

Penciptaan Arsip

Penciptaan arsip seperti surat dan naskah lainnya, gambar dan rekaman merupakan aktivitas awal dari masa kehidupan arsip, yaitu kegiatan membuat surat dan dokumen atau naskah lain yang diperlukan dalam rangka penyelenggaraan organisasi untuk mencapai tujuan. Penciptaan arsip dapat diartikan sebagai aktivitas membuat rekaman kegiatan atau peristiwa dalam bentuk dan media apapun sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.

a.       Surat Masuk

Surat masuk sangat penting untuk membangun informasi dari unit ke unit, jika tidak ada surat masuk maka informasi yang ingin disampaikan tidak akan terlaksana dengan baik. Surat masuk menurut Ida Nuraida (2012: 76) surat masuk adalah surat yang masuk ke dalam suatu instansi/perusahaan atau bagian dalam suatu instansi/perusahaan, baik yang berasal dari instansi/perusahaan lain atau bagian lain pada instansi/perusahaan yang sama. Surat masuk sangat memerlukan pengelolaan karena saat surat akan diperlukan dapat segera ditemukan.

Menurut Basir Barthos (2007: 19) cara pengelolaan surat masuk, yaitu:

a.       Petugas penghimpun

b.      Penyortiran

c.       Pencatat

d.      Pengarah

e.       Pengolah

f.       Penata arsip

Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa pengelolaan surat yang harus dilakukan secara tertata dan berurutan dengan kegiatan yang utama yaitu mengelola, mengatur dan mengurus surat masuk agar dapat memperlancar administrasi suatu instansi.

b.       Surat Keluar

Jika suatu perusahaan terdapat surat masuk untuk memberikan informasi informasi kepada perusahaan lain, maka surat tersebut akan membutuhkan jawaban yaitu surat keluar. Menurut Ida Nuraida (2012: 78) surat keluar adalah surat yang dikirim oleh suatu instansi/perusahaan atau antar bagian dalam instansi/perusahaan tersebut, ditujukan kepada instansi/perusahaan lain atau ke bagian lain dalam instansi/perusahaan yang sama.

Penanganan surat keluar diperlukan prosedur yang sudah ditentukan dan harus ditaati, sehingga tidak terjadi kemacetan. Surat-surat keluar setelah selesai diproses disimpan di Bagian Penataan Arsip. Penyimpanan arsip baik di Bagian Pengolah harus diatur sedemikian dengan mudah dan cepat. Hal tersebut akan memudahkan proses untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan tidak terhambat.

 

2.      Sistem Penyimpanan

Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan untuk penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan.

Menurut Widjaya (1986:103) sistem penyimpanan atau biasa disebut dengan filing system adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur menurut suatu pedoman tertentu. Sedangkan menurut Amsyah (1995: 71) menyebutkan bahwa sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan.

Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem penyimpanan menurut pedoman yang digunakan sangat berpengaruh dalam keberhasilan pengelolaan arsip. Pemilihan sistem penyimpanan secara tepat sangat membantu dalam kemudahan penemuan kembali suatu arsip sewaktu diperlukan, sehingga efektifitas pengelolaan arsip dapat tercapai.

Adapun sistem penyimpanan arsip yang dikenal sekarang ini ada lima (5) macam, yaitu:

a.      Penyimpanan menurut abjad (alphabetic filing)

Sistem abjad merupakan sistem penyimpanan arsip yang berpedoman pada urutan abjad. Menurut Durotul Yatimah (2009: 187) sistem abjad berarti arsip diklasifikasikan berdasarkan huruf dari A sampai Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks.

b.      Penyimpanan menurut pokok soal (subject filing)

Sistem subjek atau pokok soal adalah sistem penyimpanan arsip yang dilakukan berdasarkan atas isi surat atau urusan yang termuat dalam tiap arsip. Pendapat Durotul Yatimah (2009: 199) sistem penyimpanan arsip berdasarkan perihal diklasifikasikan berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan perusahaan.

c.      Penyimpanan menurut wilayah (geographic filing)

Sistem geografis adalah sistem penyimpanan arsip yang menggunakan daerah atau wilayah sebagai dasar pengelompokan dan penyusunan arsip. Seperti yang diungkapkan Durotul Yatimah (2009: 206) bahwa” sistem penyimpanan arsip berdasarkan tempat (lokasi), daerah, atau wilayah tertentu sebagai pokok permasalahannya”. Namun dalam tingkatannya menurut Badri Munir Sukoco (2012: 90) sistem geografis dapat dikelola menurut empat tingkatan, yaitu :

1.      Nama Negara, surat atau dokumen yang diterima nantinya dikelompokkan berdasarkan Negara yang bersangkutan.

2.      Nama wilayah administrasi Negara setingkat propinsi

3.      Nama wilayah administrasi khusus

4.      Nama wilayah administrasi Negara setingkat kabupaten .

d.      Penyimpanan menurut nomor (numeric filing)

Sistem penyimpanan menurut nomor adalah sistem peyimpanan arsip dengan menggunakan nomor satu sampai tak terhingga tergantung banyaknya arsip. Setiap arsip dalam sistem ini dibuat nomor sendiri untuk satu pokok soal. Menurut Durotul Yatimah (2009: 202) penyimpanan arsip berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu.

e.      Penyimpanan menurut tanggal (chronological filing)

Sistem penyimpanan menurut tanggal atau sering disebut dengan sistem kronologis. Menurut Durotul Yatimah (2009: 204) sistem tanggal adalah sistem penyimpanan arsip berdasarkan urutan tanggal, bulan, tahun. Penyimpanan untuk surat masuk sering disimpan berdasarkan tanggal penerimaan surat, sedangkan untuk surat keluar arsip disimpan berdasarkan tanggal yang tertera pada surat.

Pemilihan sistem penyimpanan yang tepat menjadikan penyelenggaraan pengelolaan arsip akan efektif. Sularso Mulyono (1985: 32) mengemukakan bahwa prinsip dasar penyimpanan arsip adalah aman, awet, up to date, dan efisien. Oleh karena itu, diperlukan suatu azas tertentu dalam penyimpanan arsip supaya dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan prinsip dasar penyimpanan arsip tersebut.

3.      Pemindahan Pemusnahan Arsip

Menurut Amsyah (1998:212) untuk memindahkan dan memusnahkan arsip diperlukan beberapa langkah, seperti berikut: 1) Penilaian Arsip, 2) Jadwal Retensi, 3) Pemindahan Arsip dan 4) Pemusnahan Arsip. Menurut Sulistyo-Basuki dalam (Sukonco, 2007:105) pemusnahan arsipdapat dilakukan dengan beberapa cara yaitu :

a.       Pencacahan

Metode ini lazim digunakan di Indonesia untuk memusnahkan dokumen dalam bentuk kertas dengan menggunakan alat pencacah yang dinamakan shredden. Alat ini menggunakan metode untuk memotong, menarik, dan merobek kertas menjadi sampai dengan 2,5 cm.

b.      Pembakaran

Metode ini sangat popular pada masa lalu karena dianggap paling aman. Namun terkadang dokumen yang terbakar terlempar dari api pembakaran sehingga mungkin dokumen yang rahasia dapat diketahui orang lain.

c.       Pemusnahan kimiawi

Metode ini memusnahkan dokumen dengan menggunakan bahan kimiawi yang dapat melunakkan kertas dan melenyapkan tulisan.

d.      Pembuburan

Dokumen yang akan dimusnakan dimasukkan ke dalam bak penampungan yang diisi air, kemudian dicacah dan dialirkan melalui saringan. Metode ini merupakan metode yang ekonomis, aman dan bersih.

Penyusutan arsip menurut Susan Z Diamond dalam (Irawan, 2009: 2.2) mempunyai tiga tujuan, yaitu: a) Menghindari biaya tinggi penyimpanan arsip yang tidak diperlukan, b) Melayani penemuan kembali arsip (retrieval) secara efisien, c) Memperlihatkan kerelaan organisasi untuk melaksanakan aturan jangka simpan arsip yang berlaku.